外貿(mào)單據(jù)制作精華分析,接下來跟著小編一起熟悉下吧，希望對大家有所幫助!
外貿(mào)單據(jù)是記錄整筆外貿(mào)業(yè)務(wù)的見證，應(yīng)該與合同和實(shí)際相符合。在非信用證業(yè)務(wù)項下的單據(jù)雖然沒有在信用證項下的單據(jù)要求嚴(yán)格，但也要求正確、準(zhǔn)確、精確。
在信用證業(yè)務(wù)項下，對單據(jù)的要求很嚴(yán)格，除了要符合單據(jù)間的邏輯關(guān)系和國際習(xí)慣，最重要的是要符合信用證規(guī)定。這就使得審理信用證對單據(jù)的要求工作變得尤為重要。
首先是發(fā)票。發(fā)票是整套外貿(mào)單據(jù)中的核心單據(jù)，在制作發(fā)票時，要注意以下幾點(diǎn)：
1、最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標(biāo)點(diǎn)、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時候由于開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發(fā)現(xiàn)這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。
2、其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規(guī)定，也最好用熒光筆重點(diǎn)畫出來。就如在周楓化工品業(yè)務(wù)中，基本上是沒有嘜頭的，但有時也冷不丁給我規(guī)定個嘜頭，如果我按照以往的經(jīng)驗來了個n/m，就會犯一個很嚴(yán)重的錯誤。
3、大小寫金額一致。周楓化工品業(yè)務(wù)量少，但訂單多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動一下數(shù)量就可以了。這樣就出了一個經(jīng)常犯的錯誤：大小寫金額不一致。因為把小寫的金額改過來之后，很容易忽略大寫金額相應(yīng)改動。
4、蓋章、手簽。這是一個需要注意的問題。有的買家要求賣家出發(fā)票時不僅要蓋章還要手簽。
以上這些都是我在做發(fā)票過程中曾經(jīng)犯過錯誤的地方，也是我學(xué)習(xí)的筆記。制作單據(jù)不是很智能的工作，但需要制作者及其的細(xì)心。我認(rèn)為避免制作單據(jù)時出錯，最好的辦法莫過于細(xì)心再細(xì)心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產(chǎn)生的損失和費(fèi)用。然而，錯誤只能盡最大可能去避免，因此單據(jù)做完后并不是一了百了，還要再核實(shí)核實(shí)，以使有錯可以在不可能之前及時改正。
其次是提單。提單是外貿(mào)單據(jù)中最重要的單據(jù)，它是國外買家據(jù)以提貨的物權(quán)憑證。提單是由船代根據(jù)托運(yùn)人的海運(yùn)委托書填制的，填制完畢后傳真給托運(yùn)人修改確認(rèn)，一經(jīng)備托運(yùn)人確認(rèn)，即可簽發(fā)。
所以認(rèn)真填制海運(yùn)委托書，可以減少提單的修改工作。確認(rèn)提單的過程需要十二分的細(xì)心。要嚴(yán)格根據(jù)信用證真真切切地遵照“心想口讀眼盯筆點(diǎn)尺比逐行逐字母一一核對”的要求。因為提單不想別的單據(jù)，一經(jīng)簽發(fā)很難更改。就像有一次，我們確認(rèn)提單時，沒有把一個單位cans根據(jù)信用證改成cartons，造成了很大的麻煩。最后只能跟客戶協(xié)商，憑保函付款。
產(chǎn)地證制作出除了要注意日期不能早于發(fā)票日期和不能晚于提單簽發(fā)日期之外，去貿(mào)促會打印時，留底發(fā)票的日期一定要與產(chǎn)地證上的發(fā)票日期一致。因為這個問題，我還往貿(mào)促會多跑了幾趟。另外就是，如果是改證重發(fā)，一定要把原作廢產(chǎn)地證交回貿(mào)促會，才可申請新證的申請。關(guān)于產(chǎn)地證這個問題我深有體會，覺得對問題認(rèn)識的深入，有時往往是跑出來的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。這也就是經(jīng)驗的可貴之處吧。
在這里再總結(jié)一下各種單據(jù)的日期順序：
發(fā)票>箱單>原產(chǎn)地證明書>商檢檢驗證書>船公司證明>保單>提單>裝船通知>受益人證明
提單不得早于l/c規(guī)定的最早裝運(yùn)期，也不得晚于l/c規(guī)定得最晚裝運(yùn)期。
另外，在制作單據(jù)時還需要注意的一點(diǎn)是，有些信用證在附加條款里特別規(guī)定每張單據(jù)都必須顯示本信用證的號碼。
受益人證明，船公司證明的制作，要原封不動地抄寫信用證的證明原句，然后再做必要修改。
海運(yùn)委托書可以從簡，但裝運(yùn)通知一定要嚴(yán)格按照信用證規(guī)定，特別是在fob、cer條件成交的業(yè)務(wù)中，因為這直接關(guān)系到買方及時安排貨物保險。如果因為賣方的裝運(yùn)通知內(nèi)容不清楚或延遲發(fā)送(一般在提單日后三天內(nèi))，由此引起的損失，賣方負(fù)責(zé)。
上述這些都是我在跟侯恒學(xué)習(xí)制作單據(jù)時，她給我的指點(diǎn)以及自己的體會。說到底，通過這些單據(jù)制作，我覺得做外貿(mào)業(yè)務(wù)時需要很大耐心、細(xì)心及信心的。為什么這樣說呢?首先，外貿(mào)業(yè)務(wù)比較繁雜，要有耐心去接受處理;其次，外貿(mào)的每個細(xì)節(jié)都需要付諸極大的細(xì)心，才可以避免多處錯，出大錯，減少損失;再次，外貿(mào)要學(xué)的東西很多，遇到的新情況也不計其數(shù)，且不大容易預(yù)料，這就需要我們有信心去接受這個挑戰(zhàn)，敢于學(xué)習(xí)新的東西，及以學(xué)習(xí)的心態(tài)去克服新情況、新困難。
總而言之，認(rèn)真細(xì)致做工作，不會的不明白的就問懂的人，不斷積累經(jīng)驗，這是最重要的。
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